二级Access数据库备考笔记之创建报表

时　间:2012-08-23 12:53:23
作　者:缪炜   ID：24010  城市：江阴
摘　要:Access中提供了3种创建报表的方式：使用“自动报表”功能、使用向导功能和使用“设计”视图手工创建。实际应用过程中，一般可以首先使用“自动报表”或向导功能快速创建出报表结构，然后再在“设计”视图环境中对其外观、功能加以“修缮”，这样可提高报表设计的效率。

正　文:

        一、使用“自动报表”创建报表

　　“自动报表”功能是一种快速创建报表的方法。设计时先选择表或查询作为报表的记录源，然后选择报表类型：纵栏式或表格式，最后会自动生成报表输出记录源所有字段的全部记录。

　　例5.1 在教学管理。mdb中使用“自动报表”创建学生信息报表。操作步骤如下：

　　（1）在“数据库”窗体选择“对象”栏中的“报表”，再单击“数据库”窗体工具栏中的“新建”按钮，显示如图5.8所示的对话框。

　　（2）在对话框中可按照需要进行选择。选择“自动创建报表：纵栏式”，则创建纵栏式报表；选择“自动创建报表：表格式”，则创建表格式报表。

　　（3）在下方的选项框中选择报表的记录源。单击“确定”按钮即可自动生成一个报表。

　　（4）选择“文件”菜单的“保存”命令，输入报表名称。

　　这种方法创建的报表较简单，只有主体区，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚节区。

　　二、使用“报表向导”创建报表

　　使用“报表向导”创建报表，会提示用户输入相关的记录源、字段和报表版面格式等信息，根据向导提示可以完成大部分报表设计基本操作，因此加快了创建报表的过程。

　　例5.2 以“教学管理。mdb”数据库文件中已存在的“学生选课成绩表”查询对象为基础，利用向导创建学生选课成绩报表。具体操作如下：

　　（1）单击数据库窗体中的“报表”标签，双击“使用向导创建报表”选项。

　　（2）与窗体一样，报表页需要选择一个数据源，数据源可以是表对象或者查询对象。在图5.9中选择“学生选课成绩表”查询作为数据源。操作方法与窗体设计相似。

　　（3）在“可用字段”列表框中列出了数据源的所有字段，如图5.10所示。当选择完需要输入出的字段后，单击“下一步”按钮，会出现图5.11。

　　（4）下面要确定分组的级别。选择学生的“编号”，会出现图5.12。

　　（5）当定义好分组之后，用户可以指定主体记录的排序次序，选择按“成绩”“降序”排序，如图5.13所示；单击“汇总选项”，可以指定计算汇总值的方式。图5.14给出来的汇总选项是求成绩的平均值。

　　（6）进人“下一步”后是选择报表的布局和标题的文字样式，如图5.15和图5.16所示。

　　（7）在确定布局后，单击“下一步‘会出现如图5.17所示的’”指定报表标题“窗体。给出报表标题名称，单击”完成“按钮”可以看到如图5. 18所示的报表。

　　三、 使用“图表向导”创建报表

　　Access中可以应用“图表向导”将数据从图表形式显示出来。

　　例5.3 使用“图表向导”创建图5.7所示“教师职位统计表”图表报表。操作过程如下：

　　（1）在新建报表的窗体，如图5.8中选择“图表向导”，指定“教师表”作为数据源，单击“确定”按钮，屏幕显示如图5.19所示。

　　（2）选择需要由图表表示的字段数据，为了生成一张以教师职称为统计对象的柱形图，选择“职称”字段，单击“下一步”按钮，显示如图5.20所示。

　　（3）选择图表的类型“柱形图”，单击“下一步”，显示如图5.21所示。

　　（4）确定图表数据的布局方式。若要以“职称”为横坐标，以“计数职称”为纵坐标，只要按住右侧“职称”按钮，将它拖动到纵坐标“数据”框中，单击“下一步”按钮。

　　（5）在执行完上述的操作过程以后，指定图表的标题。然后单击“完成”按钮，系统就会立即显示如图5.6所示的设计结果。

　　四、 使用“标签向导”创建报表

　　在Access中可以使用“标签向导”快速地制作标签报表。

　　例5.4 制作以图5.8所示标签报表。操作步骤如下：

　　（1）在Access数据库中，选择“报表”对象；单击“新建”按钮，显示如图5.8所示。在“新建报表”对话框中，选择“标签向导”，选择“教师表”所谓报表的数据记录源。单击“确定”按钮，显示如图5.22所示。

　　（2）对话框中可以选择标准型号的表情，也可以自定义标签的大小。这里选择“V99303”标签样式，单击“下一步”按钮，显示如图5.23所示。

　　（3）在“请选择文本的字体和颜色”对话框中可以选择适当的字体、字号、字体粗细和文本颜色。单击“下一步”按钮，显示如图5.24所示的对话框。

　　（4）根据需要选择创建标签要使用的字段。选择“姓名”、“职称”和“联系电话”，输入文字“电话：”.单击“下一步”，显示如图5.25所示。

　　（5）为标签选择“请确定按哪些字段排序”.选择教师“编号”，单击“下一步”按钮。进入“标签向导”最后一个对话框，为新建的标签命名，最后单击“完成”按钮。

　　至此，系统就会根据用户的要求创建完如图5.7所示的“教师信息”标签。

　　如果最终的标签报表没有达到预期的效果，可以删除该报表然后重新运行“标签向导”。

　　五、使用“设计”视图创建报表

　　除可以使用上述自动报表和向导功能创建报表外，可以从“设计‘视图开始创建一个新报表。也可以使用”设计“视图对使用”自动报表’或向导功能快速创建的报表结构进行修改或美化。

　　例5.5 使用“设计”视图来创建图5.2所示表格式报表即“学生选课成绩表”。具体操作步骤如下：

　　（1）在图5.8所示的“新建报表”中选择“设计视图”，单击“确定”按钮，“设计”视图会打开一个空白报表，如图5.26所示。与报表设计相关的“工具栏”如图5.27所示。

　　（2）用鼠标右键单击窗口左上角的报表选择器，弹出快捷菜单，如图5.28所示。选择“属性”选项打开报表的“属性”窗体；或双击报表选择器，打开报表的“属性”窗体，如图5.29所示。

　　（3）在报表属性对话框中选择“数据”选项卡，设置“记录源”属性为“学生选课成绩表”，弹出相关字段列表窗口，如图5.30所示。

　　（4）从“视图”菜单中选择“报表页眉/页脚”选项，或者在报表设计区单击鼠标右键，弹出如图5.31所示的快捷菜单，选择“报表页眉/页脚”选项，会在报表中添加报表的页眉和页脚节区。

　　（5）在图5.31的菜单中选择“工具箱”，报表设计中使用的工具箱与窗体设计中使用的工具箱是相同的。在报表页眉节中添加一个标签控件，输人标题“学生选课成绩表”。设置标签格式：字号20磅、居中。

　　（6）从工具箱向主体节中添加5个文本框控件（产生5个附件标签），分别设置文本框的控件源属性为“编号”、“姓名”、“课程名称”、“学分”和“成绩”；或在字段列表中选择编号、“姓名”、“课程名称”、“学分”和“成绩”5个字段拖到报表主体节区里。两种方法均可创建绑定如图5.32所示的显示字段数据的文本框控件。

　　（7）将主体节区的5个标题标签控件位置移到页面页眉节区，然后调整各个控件的布局和大小、位置及对齐方式等；修正报表页面页眉节和主体节的高度，以合适的尺寸容纳其中包含的控件，如图5.33所示。

　　（8）利用“打印预览”工具查看报表显示。如图5.34所示，以“学生选课成绩表”命名保存报表。设计过程结束。

　　上述设计过程中，如果控件版面布局按照纵向布置，则可设计出纵栏式报表。

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