access 高级提示：使用数据

时　间:2009-01-20 08:14:05
作　者:UMVsoft整理   ID：1445  城市：上海
摘　要:Access 高级提示：使用数据
正　文:

适用于 Microsoft Office Access 2003 Microsoft Access 2000 和 2002  

下列提示将帮助您使用数据。以后您可能需要重复查看此页面，因为随着讨论的深入，我们将添加更多提示。

共享数据

如果其他用户打开了某个表或正在基于该表的查询、窗体或报表中查看数据，则您无法对该表的设计进行任何更改。Access 会通知您它为只读属性。

如果对象相互关联，请同时更新全部对象，以便其他用户不会打开对象的不同版本。例如，如果您要给窗体添加字段，请确保在更新窗体之前将字段添加到底层查询中。

若要对其他用户已打开的查询进行更改，则其他用户必须关闭该查询并重新打开更改后的对象以使用最新版本。使用 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 模块，其他用户在他们关闭并重新打开 Access 数据库之前，不能运行更新的“函数”或“子程序”。

若要只发送部分数据表，请打开数据表并选择所需部分。然后，在“文件”菜单上，指向“发送”，并单击“邮件收件人(以附件形式)”。在“发送”对话框中，单击所需的文件格式，再单击“确定”。

[NextPage]索引

尽管唯一的索引可用来定位信息，但使用主键或唯一约束可为您提供最佳的性能。

当现有数据中存在重复的键值时，大多数数据库会阻止您使用新建的唯一索引保存表。数据库也会阻止在表中添加可能创建重复键值的新数据。例如，如果您要对雇员表中雇员的姓氏 (lname) 创建唯一索引，则不能允许两个雇员共用同一姓氏。

为数据库关系图中的表定义主键会自动创建主键索引，这是一种特殊类型的唯一索引。该索引要求主键的每一个值都必须是唯一的。在查询中使用主键索引时，还允许对数据进行快速访问。

如果索引未聚集，则表中行的物理顺序与键值的逻辑顺序不匹配。聚集索引访问数据的速度通常比非聚集索引要快。

[NextPage]数据访问页

在数据访问页中，若要快速基于某个字段创建一个控件，请在字段列表中双击该字段。

如果使用绑定范围控件，则在“页面”视图和 Internet Explorer 中数据访问页加载更快。

若要快速打开位于 Web 服务器上的数据访问页，请在“文件名”框中键入所要打开页面的地址，然后按 Enter。例如，您可以键入 http://sales/february/Page1.htm 来打开销售部门的某个页面。如果 Web 文件夹 http://sales/february 不存在，则当您在“文件名”框中键入地址时，将自动创建该文件夹。

在单击“升级”时，所选控件会移动到上一分组级别中。若要复制字段而不是移动字段，请在单击工具栏上的“升级”的同时，按住 Ctrl 键。

在保存数据访问页时，默认情况下，所有支持文件（如项目符号、背景纹理和图形）都被组织在支持文件夹中。若要将页面移动或复制到其他位置，还必须移动支持文件夹，以便保持对该页面的所有链接。

若要直接在 HTML 中设置文字方向，请在“视图”菜单上单击“HTML 源文件”，将 元素修改为 ，这样会将页面方向设置为从右向左，或修改为 ，将页面方向设置为从左向右。

[NextPage]查询

不用拖动即可添加字段，方法是：双击字段列表中的名称，或直接从网格上“字段”行中的列表框选择字段。

若要为查询添加表或查询，只需将该表或查询名从“数据库”窗口拖动到查询“设计”视图上方即可。

使用查询可以将列数据从原始列复制到新列。使用“查询设计器”可以运行更新查询，从而将数据添加到复制列的目标表上。

若要 Access 临时忽略某项操作，请输入“假”作为条件。在试图查找宏中问题时，临时忽略某项操作可能非常有用。

仅检索所需数据。设计查询以限制要检索的记录数，仅选择所需字段，以便 Access 在网络上传输尽可能少的数据。

若要在 SQL 视图中获取有关关键字的帮助，请将光标置于关键字上，再按 F1。

[NextPage]创建和使用数据库及对象

使用条件格式可以防止当某个条件为真时用户对控件进行更改。请指定条件，并在格式部分，单击一次“启用”按钮（“条件格式”对话框中最右边的按钮）。

若要为其他控件使用同样的颜色，请单击“线条/边框颜色”（不必单击该按钮旁边的箭头并从调色板中挑选颜色）。若要同时为多个控件选择不同颜色，请单击“线条/边框颜色”旁边的箭头，单击颜色调色板顶端上的水平条，并将其拖动到其他位置。采用此方法，不必在要应用某个颜色时，每次都单击“线条/边框颜色”。

若要为其他控件使用同样的边框宽度，请单击“线条/边框宽度”按钮（不必单击该按钮旁边的箭头并从列表中挑选宽度）。

若要为其他控件或节使用同样的颜色，请单击“填充/背景色”（不必单击该按钮旁边的箭头并从调色板中挑选颜色）。若要同时为多个控件选择不同颜色，请单击“填充/背景色”旁边的箭头，单击颜色调色板顶端上的水平条，并将其拖动到其他位置。采用此方法，不必在要应用某个颜色时，每次都单击“填充/背景色”。

将数据存档

是否不希望删除过时的记录？您可以使用“是/否”字段对记录进行标记。然后，使用该字段中的值确定是否在您的查询、窗体、报表等组件中显示值为“是”的记录。

查看数据

在插入或修改子数据表时，可创建自联接。例如，假设您要查看以 Employees 表的子数据表形式向每位经理报告的雇员。请打开 Employees 表，单击“插入”菜单上的“子数据表”，单击“表”选项卡，单击 Employees 表。然后在“链接子字段”框中单击“报告”，在“链接主字段”框中单击“EmployeeID”。

[NextPage]导入和链接数据或对象

您可以使用相对路径存储图片。例如，如果您的文件位于 \\ServerName\ShareName\，图片存储在文件夹 \\ServerName\ShareName\Pictures 中，要在窗体或报表中显示图片 PictureFileName.gif，可不必为其指定完整路径。只需存储相对于当前 Access 文件位置的不同路径部分 (Pictures\PictureFileName) 即可。

若要使用相对路径存储要在数据访问页中显示的图片的位置，则这些路径必须相对于数据访问页的位置，而不是 Access 数据库或 Access 项目的位置。