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access 2007 用户界面指南

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时　间:2008-07-05 08:05:03
作　者:Microsoft ID：11 城市：上海 QQ：3002789054
摘　要:Access 2007 用户界面指南
正　文:

本文讨论了新的 Microsoft Office Access 2007 用户界面 (UI)。这个新的用户界面经过广泛的研究和可用性测试，旨在简化查找所需命令的过程。

在本主题中，您将了解新的用户界面元素以及如何使用这些元素。此外，您还将了解如何在数据库中启用选项卡式文档，以及如何导航新的界面对象。

本文内容

概述

Office Access 2007 中的新用户界面由多个元素构成，这些元素定义了您与产品的交互方式。选择这些新元素不仅能帮助您熟练运用 Access，还有助于更快速地查找所需命令。这项新设计还使您能够轻松发现以不同方式隐藏在工具栏和菜单后的各项功能。同时，您可以使用新的“开始使用 Microsoft Office Access”页快速访问新的入门体验（其中包括一系列经过专业设计的模板），从而加快了启动和运行速度。

最重要的新界面元素称为“功能区”，它是 Microsoft Office Fluent 用户界面的一部分。功能区是一个横跨程序窗口顶部的条形带，其中包含多组命令。Office Fluent 功能区是一个存放各种命令的单一位置，同时也是菜单和工具栏的主要替代部分。功能区中有多个选项卡，这些选项卡按照合理的方式将命令组合在一起。在 Office Access 2007 中，主要的功能区选项卡包括“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含多组相关命令，这些命令组展现了其他一些新的用户界面元素（例如样式库，它是一种新的控件类型，能够以可视方式呈现选择）。

Office Access 2007 中主要的新界面元素包括：

开始使用 Microsoft Office Access 从 Windows“开始”按钮或桌面快捷方式启动 Access 时所显示的页面。
Office Fluent 功能区 位于程序窗口顶部的区域，从中可选择命令。
- 命令选项卡 以某种方式组合在一起的命令。
- 上下文命令选项卡 根据上下文（即，进行操作的对象或正在执行的任务）所显示的命令选项卡。
- 样式库 可视地显示选择以使您能看到所获得的结果的控件。
- 快速访问工具栏 显示在功能区中的单个标准工具栏，可提供对大多数所需命令（如“保存”和“撤消”）的单击访问。
导航窗格 位于窗口左侧的区域，显示了数据库对象。导航窗格取代了早期版本 Access 中的数据库窗口。
选项卡式文档 表、查询、窗体、报表、页和宏均显示为选项卡式文档。
状态栏 位于程序窗口底部的条形区域，用于显示状态信息，并包括可用于更改视图的按钮。
浮动工具栏 对象上元素，透明地显示在所选文本的上方，因而可以很方便地对文本应用格式。

开始使用 Microsoft Office Access

单击 Windows“开始”按钮或桌面快捷方式（而不是单击数据库）启动 Office Access 2007 时，将出现“开始使用 Microsoft Office Access”页面。此页面显示了可以执行以开始使用 Office Access 2007 的操作。

例如，您可以创建一个新的空白数据库、通过模板创建数据库或者打开最近的数据库（如果之前已经打开某些数据库）。还可以直接转到 Microsoft Office Online，以了解有关 2007 Microsoft Office system 和 Office Access 2007 的详细信息，也可以单击“Office 按钮” 按钮图像，使用菜单打开现有数据库。

打开新的空数据库

从“开始”菜单或快捷方式启动 Access。
将出现“开始使用 Microsoft Office Access”页。
在“开始使用 Microsoft Office Access”页面上的“新建空白数据库”下，单击“空白数据库”。
在“空白数据库”窗格的“文件名”框中，键入文件名或使用所提供的文件名。
单击“创建”。
将创建新的数据库，并且在数据表视图中打开一个新的表。

Office Access 2007 产品中提供了许多模板，您还可以从 Microsoft Office Online 下载更多模板。什么是模板？在 Office Access 2007 环境中，模板是一个预先设计的、包括经过专业设计的表、窗体和报表的数据库。在创建新数据库时，模板可为您提供一个良好的开端。

从特色模板创建新数据库

从“开始”菜单或快捷方式启动 Access。
将出现“开始使用 Microsoft Office Access”页。
在“开始使用 Microsoft Office Access”页面的“特色联机模板”下，单击所需模板。
在“文件名”框中，键入文件名或使用所提供的文件名。
如果要链接到 Windows SharePoint Services 网站，则可以选中“创建数据库并将其链接到 Windows SharePoint Services 网站”。
单击“创建”
- 或 -
单击“下载”
Access 将从模板创建新的数据库并打开该数据库。

您可以在 Office Access 2007 用户界面中，从 Office Online 直接下载其他模板。

通过 Microsoft Office Online 模板新建数据库

从“开始”菜单或快捷方式启动 Access。
将出现“开始使用 Microsoft Office Access”页。
在“开始使用 Microsoft Office Access”页面的“模板类别”窗格中，单击某个类别，当该类别中的模板出现后，单击所需模板。
在“文件名”框中，键入文件名或使用所提供的文件名。
单击“下载”。
Access 将自动下载模板，根据该模板创建新数据库，将该数据库存储在文档文件夹（如，“我的文档”文件夹）中，然后打开该数据库。

在打开（或创建然后打开）数据库时，Access 会将该数据库的文件名和位置添加到最近使用文档的内部列表中。此列表显示在“开始使用 Microsoft Office Access”页面中，以便您可以轻松打开最近使用的数据库。

打开最近使用的数据库

启动 Access。
在“开始使用 Microsoft Office Access”页面的“打开最近的数据库”下，单击要打开的数据库。
Access 将打开数据库。

使用 Microsoft Office Access 按钮打开数据库

启动 Access。
单击“Office 按钮”，然后单击要打开的数据库（如果该数据库出现在菜单的右窗格中）。
- 或 -
单击“Office 按钮”，然后单击“打开”。在出现“打开”对话框时，输入文件名，然后单击“打开”。
该数据库随即打开。

功能区

Office Fluent 功能区是菜单和工具栏的主要替代部分，并提供了 Office Access 2007 中主要的命令界面。功能区的主要优势之一是，它将通常需要使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件才能显示的任务或入口点集中在一个地方。这样一来，您只需在一个位置查找命令，而不用四处查找命令。

打开数据库时，功能区显示在 Office Access 2007 主窗口的顶部，它在此处显示了活动命令选项卡中的命令。

Access 功能区

功能区由一系列包含命令的命令选项卡组成。在 Office Access 2007 中，主要的命令选项卡包括“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”。每个选项卡都包含多组相关命令，这些命令组展现了其他一些新的用户界面元素（例如样式库，它是一种新的控件类型，能够以可视方式呈现选择）。

功能区中的命令会考虑到当前处于活动状态的对象。例如，如果在数据表视图中打开一个表，并在“窗体”组的“创建”选项卡上单击“窗体”，则 Office Access 2007 将根据活动表来创建窗体。即，在窗体的 RecordSource 属性中输入活动表的名称。

可以对功能区使用键盘快捷方式。早期版本的 Access 中的所有键盘快捷方式均可继续使用。“键盘访问系统”取代了早期版本的 Access 的菜单加速键。此系统使用包含单个字母或字母组合的小型指示器，这些指示器显示在功能区中，指示用什么键盘快捷方式激活下方的控件。

选择了命令选项卡之后，可以浏览该选项卡中可用的命令。

选择命令选项卡

启动 Access。
单击所需的选项卡。

- 或 -

启动 Access。
按下并释放 Alt 键。
将显示键盘提示。
按在所需命令选项卡上的或按离所需命令选项卡最近的键盘提示中显示的键。

执行命令的方法有多种。最快速、直接的方法是使用与命令关联的键盘快捷方式。如果您知道早期版本 Access 中所用的键盘快捷方式，那么也可以在 Office Access 2007 中使用此快捷方式。

有关键盘快捷方式的详细信息，请参阅 Access 键盘快捷方式。

执行命令

启动 Access。

单击与命令对应的选项卡。下表显示了选项卡的典型样例以及每个选项卡上的可用命令。选项卡和可用命令会随着您所执行的操作而有所变化。

命令选项卡	可以执行的常用操作
开始	选择不同的视图。
	从剪贴板复制和粘贴。
	设置当前的字体特性。
	设置当前的字体对齐方式。
	对备注字段应用格式文本格式。
	使用记录（刷新、新建、保存、删除、汇总、拼写检查及更多）。
	对记录进行排序和筛选。
	查找记录。
创建	插入新的空白表。
	使用表模板创建新表。
	在 SharePoint 网站上创建列表，在链接至新创建的列表的当前数据库中创建表。
	在设计视图中创建新的空白表。
	基于活动表或查询创建新窗体。
	创建新的数据透视表或图表。
	基于活动表或查询创建新报表。
	创建新的查询、宏、模块或类模块。
外部数据	导入或链接到外部数据。
	导出数据。
	通过电子邮件收集和更新数据。
	使用联机 SharePoint 列表。
	创建保存的导入和保存的导出。
	将部分或全部数据库移至新的或现有 SharePoint 网站。
数据库工具	启动 Visual Basic 编辑器或运行宏。
	创建和查看表关系。
	显示/隐藏对象相关性或属性工作表
	运行数据库文档或分析性能。
	将数据移至 Microsoft SQL Server 或 Access（仅限于表）数据库。
	运行链接表管理器。
	管理 Access 加载项。
	创建或编辑 Visual Basic for Applications (VBA) 模块。

单击表示命令的控件。或者，如果知道早期版本 Access 的命令键盘快捷方式，则可以使用键盘输入快捷方式。
- 或 -

按下并释放 Alt 键。

将显示访问键。

按与所需命令关联的键盘提示中所显示的键。

上下文命令选项卡

除标准命令选项卡之外，Office Access 2007 还采用了 Office 专业版 2007 中一个名为“上下文命令选项卡”的新的 UI 元素。根据上下文（即，进行操作的对象以及正在执行的操作）的不同，标准命令选项卡旁边可能会出现一个或多个上下文命令选项卡。

上下文选项卡

激活上下文命令选项卡

单击上下文命令选项卡。

- 或 -

按下并释放 Alt 键。
将显示访问键。
按在上下文命令选项卡上的或离上下文命令选项卡最近的访问键中所显示的键。

上下文命令选项卡包含在特定上下文中需要使用的命令和功能。例如，如果在设计视图中打开一个表，则上下文选项卡中将包含仅在该视图中使用表时才能应用的命令。再如，如果在设计视图中打开一个表，则在“高级工具”选项卡旁边将显示一个名为“设计”的上下文命令选项卡。单击“设计”选项卡时，功能区将显示仅当对象处于设计视图中时才能使用的命令。

样式库

Office Access 2007 新用户界面的另一项创新是引入了一个名为“样式库”的新控件。样式库控件专为使用功能区而设计，并将侧重点放在获取所需的结果上。样式库控件不仅可显示命令，还可显示使用这些命令的结果。其目的是为您提供一种可视方式，以便浏览和查看 Office Access 2007 可以执行的操作，从而将焦点放在命令的执行结果上，而不仅仅是命令本身上。

边距样式库

样式库具有各种不同的形状和大小。它包括一个网格布局、一个类似菜单的下拉表示形式，甚至还有一个功能区布局，将样式库自身的内容都放在功能区中。

隐藏功能区

有时您可能需要将更多的空间作为工作区。因此，功能区可以进行折叠，以便只保留一个包含命令选项卡的条形。若要关闭功能区，请双击活动的命令选项卡。若要再次打开功能区，请再次双击活动的命令选项卡。

隐藏和还原功能区

双击活动的命令选项卡（突出显示的选项卡即活动选项卡）。
再次双击活动的命令选项卡，以还原功能区。

快速访问工具栏

默认情况下，快速访问工具栏是与功能区邻近的小块区域，只需单击一下它即可访问命令。默认命令集包括那些经常使用的命令，如“保存”、“撤消”和“恢复”等。不过，您可以自定义快速访问工具栏，以便将您最常使用的命令包括在内。还可以修改工具栏的位置，并将其从默认的小尺寸更改为大尺寸。小尺寸的工具栏显示在功能区中命令选项卡的旁边。切换为大尺寸后，工具栏将显示在功能区的下方，并扩展为最大宽度。

快速访问工具栏

自定义快速访问工具栏

单击工具栏最右侧的下拉箭头。
单击“自定义快速访问工具栏”，然后单击“其他命令”。
在“Access 选项”对话框中，选择要添加的一个或多个命令，然后单击“添加”。
若要删除命令，请在右侧的列表中突出显示该命令，然后单击“删除”。或者，在列表中双击该命令。
完成后单击“确定”。

导航窗格

在打开数据库或创建新数据库时，数据库对象的名称将显示在导航窗格中。数据库对象包括表、窗体、报表、页、宏和模块。导航窗格取代了早期版本的 Access 中所用的数据库窗口（如果在以前版本中使用数据库窗口执行任务，那么现在可以在 Office Access 2007 中使用导航窗格来执行同样的任务）。例如，如果要在数据表视图中向表中添加行，则可以从导航窗格中打开该表。

罗斯文 2007 中的导航窗格

若要打开数据库对象或对数据库对象应用命令，请右键单击该对象，然后从上下文菜单中选择一个菜单项。上下文菜单中的命令因对象类型而不同。

打开数据库对象，如表、窗体或报表

在导航窗格中，双击对象。
- 或 -

在导航窗格中，选择对象，然后按 Enter。

- 或 -

在导航窗格中，右键单击对象。
在上下文菜单中，单击菜单项。

请注意，可以在“导航选项”对话框中设置一个选项，以便单击即可打开对象。

导航窗格将数据库对象划分为多个类别，各个类别中又包含多个组。某些类别是预定义的，您也可以创建自己的自定义组。

默认情况下，在 Office Access 2007 中打开数据库（包括使用早期版本 Access 创建的数据库）时，将显示导航窗格。默认情况下，通过设置程序选项可以阻止显示导航窗格。下面一组步骤介绍了如何执行各项操作。

显示或隐藏导航窗格

单击导航窗格右上角的按钮（）或按 F11。

在默认情况下禁止显示导航窗格

单击“Office 按钮”，然后单击“Access 选项”。
将出现“Access 选项”对话框。
在左侧窗格中，单击“当前数据库”。
在“导航”下，清除“显示导航窗格”复选框，然后单击“确定”。

有关导航窗格的详细信息，请参阅导航窗格指南一文。

选项卡式文档

启动 Office Access 2007 后，可以用选项卡式文档代替重叠窗口来显示数据库对象。为便于日常的交互使用，您可能更愿意采用选项卡式文档界面。通过设置 Access 选项可以启用或禁用选项卡式文档（请参阅本文后面的显示或隐藏文档选项卡）。不过，如果要更改选项卡式文档设置，则必须关闭然后重新打开数据库，新设置才能生效。

Access 中的选项卡式文档

显示或隐藏文档选项卡

单击“Office 按钮”，然后单击“Access 选项”。
将出现“Access 选项”对话框。
在左侧窗格中，单击“当前数据库”。
在“应用程序选项”部分的“文档窗口选项”下，选择“选项卡式文档”。
选中或清除“显示文档选项卡”复选框。清除复选框后，文档选项卡将关闭。
单击“确定”。

注释

“显示文档选项卡”设置是针对单个数据库的。必须为每个数据库单独设置此选项。
更改“显示文档选项卡”设置之后，必须关闭然后重新打开数据库，更改才能生效。
使用 Office Access 2007 创建的新数据库在默认情况下显示文档选项卡。
使用早期版本 Access 创建的数据库在默认情况下使用重叠窗口。

状态栏

与早期版本 Access 一样，在 Office Access 2007 中也会在窗口底部显示状态栏。继续保留此标准 UI 元素是为了查找状态消息、属性提示、进度指示等。在 Office Access 2007 中，状态栏也具有两项标准功能，与在其他 Office 专业版 2007 程序中看到的状态栏相同：视图/窗口切换和缩放。

您可以使用状态栏上的可用控件，在可用视图之间快速切换活动窗口。如果要查看支持可变缩放的对象，则可以使用状态栏上的滑块，调整缩放比例以放大或缩小对象。

在“Access 选项”对话框中，可以启用或禁用状态栏。

显示或隐藏状态栏

单击“Office 按钮”，然后单击“Access 选项”。
将出现“Access 选项”对话框。
在左侧窗格中，单击“当前数据库”。
在“应用程序选项”下，选中或清除“显示状态栏”复选框。清除复选框后，状态栏的显示将关闭。
单击“确定”。

浮动工具栏

在任何 Office 专业版 2007 程序中，一项最常执行的操作是设置文本格式。在早期版本的 Access 中，设置文本格式通常需要使用菜单或显示“设置格式”工具栏。使用 Office Access 2007，可以使用浮动工具栏更加轻松地设置文本格式。选择要设置格式的文本后，浮动工具栏会自动出现在所选文本的上方。如果将鼠标指针靠近浮动工具栏，则浮动工具栏会渐渐淡入，而且您可以用它来应用加粗、倾斜、字号、颜色等等。如果将指针移开浮动工具栏，则该工具栏会慢慢淡出。如果您不想使用浮动工具栏将文本格式应用于某项选择，只需将指针移开一段距离，浮动工具栏即会消失。

浮动工具栏