access 2007将文件附加到数据库的记录中

时　间:2008-06-25 08:32:37
作　者:Microsoft   ID：11  城市：上海  QQ：3002789054
摘　要:将文件附加到数据库的记录中
正　文:

使用 Microsoft Office Access 2007 中的附件功能可以将一段或多段数据（Microsoft Office Word 2007 文档、Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿和图像等）添加到数据库的记录中。本文提供了配置数据库以使用附件以及附加和管理数据所需的背景信息和步骤。  

为什么使用附件？

使用附件可以将多个文件存储在单个字段之中，甚至还可以将多种类型的文件存储在单个字段之中。例如，假定您拥有一个工作联系人数据库。现在，您可以将一份或几份简历附加到每位联系人的记录中，并加上每位联系人的照片。

附件还可以更有效地存储数据。Access 的早期版本采用了“对象链接和嵌入”(OLE) 技术来存储图像和文档。默认情况下，OLE 会创建一个等同于相应的图像或文档的位图。这些位图文件可能会变得十分庞大 － 最大可能会相当于原文件大小的 10 倍。当您查看数据库中的图像或文档时，OLE 将显示位图图像，而不是原文件。通过使用附件，可在文档以及其他非图像文件的父程序中打开这些文件，因此，可从 Access 中搜索这些文件并对它们进行编辑。 

另外，OLE 需要名为 OLE 服务器的程序才能运行。例如，如果将 JPEG 图像文件存储在一个 Access 数据库中，则运行该数据库的每台计算机都需要有另一个注册为 OLE 服务器的程序，才能支持 JPEG 图像。相反，Office Access 2007 按照附件本身的格式进行存储，而不支持图像，因此您无需安装其他软件就可查看数据库中的图像。

附件和数据库的设计规则

默认情况下，关系数据库中的每个字段仅包含一段数据。例如，如果某个地址字段包含多个地址，则查找地址会变得很困难（如果还可以找到的话）。因此，乍看过去，附件似乎违背了数据库设计的规则，因为您可以将多个文件（多段数据）附加到一个字段。但实际上，附件并没有违背任何设计规则，因为当您将文件附加到记录中时，Office Access 2007 会创建一个或多个系统表，并在后台使用这些表将数据规范化。您无法查看或使用这些表。  

有关查看其他系统表的信息，请参阅导航窗格指南一文。有关数据库设计的信息，请参阅数据库设计基础一文。

附件的使用方式

使用附件时，请记住以下准则：

• 仅可以将文件附加到在 Office Access 2007 中创建的并且使用新的 .accdb 文件格式的数据库中。不能在 Office Access 2007 (.accdb) 数据库与使用早期文件格式 (.mdb) 的数据库之间共享附件。
• 必须在表中创建一个字段，且必须将该字段设置为“附件”数据类型。将数据类型设置成“附件”之后，不能对其进行更改。
• 可以将多个文件存储在单个记录中。例如，您可以存储图像以及用文字处理和电子表格程序创建的文件。
• 您最多可以附加 2GB 的数据（Access 数据库的最大大小）。单个文件的大小不得超过 256MB。
• 使用“附件”对话框可添加、编辑并管理附件。通过双击表中的附件字段，可以直接从该字段中打开此对话框。如果要从窗体中管理附件，或者要从报表中查看附件，则可将附件控件添加到相应的窗体或报表中，然后将该控件绑定到基础附件表字段中。
• 默认情况下，附件控件会呈现图像，并显示与其他文件类型对应的程序图标。例如，假定您已将一张照片、一份简历以及一张 Microsoft Office Visio 2007 绘图附加到记录中。在您滚动浏览附件时，该控件将会呈现图像，并显示用于文档和绘图的程序图标。
• 从表或窗体中打开“附件”对话框时，可以添加、删除、编辑并保存附件。从报表中打开“附件”对话框时，只能将附件保存到其他位置。
• 除非附件本身已经过压缩，否则 Access 会对它们进行压缩。例如，JPEG 文件已由创建它的图形程序压缩过，因此 Access 不再对它们进行压缩。
• 如果您的计算机上安装了创建附件所用的程序，则可以使用该程序打开并编辑这些附件。
• 可以将附件保存在硬盘驱动器或者网络上的位置。然后，可以对附件进行编辑，并在确认所做更改确实是所需更改之后，将这些更改保存回数据库。
• 可以通过编程方式操作附件。

以下部分中的步骤介绍了如何添加和管理附件。

将附件字段添加到表中

要在 Office Access 2007 中使用附件，首先必须在数据库中的至少一个表中添加附件字段。Office Access 2007 提供了两种向表中添加附件字段的方法。您可以在数据表视图中添加字段，也可以在设计视图中添加字段。本节中的步骤介绍了如何使用这两种方法。

在数据表视图中添加附件字段

1. 在数据表视图中打开表后，单击第一个可用的空白列。要查找空白列，请在列标题中查找词组“添加新字段”。
2. 在“数据表”选项卡上的“数据类型和格式”组中，单击“数据类型”旁边的下箭头，然后单击“附件”。

   Access 将字段的数据类型设置为“附件”，并将图标放在字段的标题行中。下图显示了一个新的“附件”字段。请注意该字段标题行中的曲别针图标。默认情况下，无法在“附件”字段的标题行中输入文本。

   

3. 保存所做的更改。

   请记住，无法将新字段转换为其他数据类型，但如果您认为有错误，则可以删除该字段。

在设计视图中添加附件字段

1. 在导航窗格中，右键单击要更改的表，然后单击快捷菜单上的“设计视图”。
2. 在“字段名称”列中，选择一个空白行，然后为“附件”字段输入一个名称。
3. 在同一行中，单击“数据类型”下的
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