我的管理招式：文档管理法

时　间:2008-04-30 19:26:30
作　者:张庆   ID：17  城市：秦皇岛
摘　要:通过填写文档来管理团队的方法
正　文:

   我这里说的“文档管理法”不是管理文档的方法，我通过填写文档来管理团队的方法。

    曾经有一段时间，我发现我的团队陷入一个涣散的状态：一项任务下发后，总是不能在约定的时间内按照要求回收到结果。我意识到，不能一味的埋怨员工的懒惰和拖沓，也许是我自己出了什么问题。比如事情交代的不够清楚，一些重要的事情没有让员工意识到其重要性，或者交代的比较随意，让他们觉得这是一件可做可不做的事情。因为我都是口头交代，可能因为词语表达的歧义等原因，使员工不能领会到真实的意图。

    检讨了我的过失后，为了弥补以上的缺陷，我想了一个管理的办法：文档管理法。

    文档管理法的核心，就是我把每一件事情都作为项目来下发，制定了一个类似项目书的表格，主要内容如下：

    项目名称：取个容易记的名字。
    主要内容：关于……的事情。简短描述。如果项目名称能概括清楚，这个可以不填。
    时间要求：明确起至时间。
    完成指标：
    项目完成人自我评价：
    完成评价：

    前4项填写完成后，与承接“项目”的员工交流，首先请他阅读要求-主要是时间要求和完成指标，询问他的想法，再请他提出需要修改的地方和需要的其他帮助，确认其明确了要求和同意接收这个任务，然后项目就正式启动。
    在事情进展时间内，需要询问进展情况。如果事情比较小，或时间比较短，可以略过这一步。
    交付：到达完成时间后，请他自己填写完成情况，对自己的工作进行评价。如果不能按要求和时间完成项目，在这里填写原因。事实上员工可以在这里写任何和项目有关的事情。
    完成评价由我来填写，并及时告诉他。这个可以作为以后业绩考评的一个依据。

    文档管理法实施后，效果非常好。由于所有事情都有依据，白纸黑字，赖账是不可能的了。没有人再像过去，一个项目交代的5点，只完成了3点或4点，剩下的根本不承认你交代过。
    文档管理法对管理者的要求是，你的文字表达必须过关，必须把意思描述清楚，因为文字也是有歧义的可能的。

    文档管理法的缺点是，有时显得太过呆板，大事小事都这样做，也显得没有人情味。但是像需求分析和大的项目，这样做非常有必要，客户赖账的情况我们见过太多了，写成文档作为备忘，有据可查，也显得正式和专业。我的文档管理法后来也只是对大的、重要的事情才这么做。

    我的文档管理法后来终于还是停止了，原因不是这方法不好，而是太好了。太好的方法总是对人的要求太高，也使人太累。我们单位是一个事业单位、半政府性质，很多人都是领导的关系户，本来大家都在混，我也没必要让大家吃那么大的苦头。

    但是文档管理法作为一个管理办法，在某些情况下确实是很管用的。

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