用 Access+Outlook 来采集信息-缪炜
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用 Access+Outlook 来采集信息

发表时间:2016/4/2 9:06:15 评论(2) 浏览(4335)  评论 | 加入收藏 | 复制
   
摘 要:用 Access+Outlook 来采集信息
正 文:

前些天和一个高中同学小王聊天,她在一个国有银行工作,每个礼拜要收集各个分行周会会议纪要的信息。分行在全国各地啦,靠信鸽或者平邮么估计是太慢了,所以她做了个Word文档,里面是简单的几栏信息,email给每个分行的联系人。等他们填完了再用email发回来,小王就把所有的数据copy/paste到一个Excel文档里面,流程么大概就是下面画的那样(Btw, 赞一下Expression Blend 3, 特别是SketchFlow, 很好很强大!)。

我问她你们几个分行呀,她说三、四十个。每次数据copy/paste就要好久,还要仔细检查,容易出错,这工作量还不小。而且老板要看的报告是要有所有历史数据的,要按分行分组排序的,用Excel, 她每次还得alt+enter才能把大段大段的“详细内容”填到一个小小的格子里面。。。

呃~ 好吧,典型的部门级数据收集scenario (Departmental Level Data Collection), 这样的小的scenario,弄个SQL Server来automate一下吧,实在是杀机用牛刀。。。再说IT也不见得肯给小王权限直接query SQL DB呀;用Word+Excel 来manual做吧,不说浪费时间了,主要是容易出错。试试看用Access吧 :-)

给大家介绍2种方法,今天讲Access+Outlook,明天用Access+SharePoint,那个更简单!Access+Outlook不是Office2010的新功能拉,2007就有的。简单的说就是用email作为表格的发送和回收方式,数据在Outlook里面自动倒入到Access,产生报表。这样一来流程就变成这样:

1. 小王建一个Access文档,通过email向导设好表格,发给所有分行联系人


2. 分行联系人回复小王的email,直接在email正文里面直接填写表格

3. 小王Outlook里面收到信,预览数据,确认信息后,让Outlook直接把数据灌到Access文档里面


4. 老板要报告了,小王只要打开Access文档,所有数据都在里面,而且排版排好了,直接打印。

视频地址

http://v.youku.com/v_show/id_XMTU0MTcxNDcy.html


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 访客评论
2018/7/7王玮
针对office2013和2016不能用,最后我用了office online的forms解决了这个问题。

2016/4/2pbcwn2008
谢谢分享!!!

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