了解 Access 数据库的基本知识
数据库是一个关于特定主题或用途的信息的集合,例如关于跟踪客户订单或维护音乐收藏。如果数据库未存储在计算机上,或者只有部分内容存储在计算机上,则可能要从必须协调和组织的各种源中跟踪信息。
例如,假设您的供应商电话号码存储在以下不同位置:在包含供应商电话号码的卡文件中、在文件柜内的产品信息文件中、在包含订单信息的电子表格中。如果供应商的电话号码发生了变化,则可能必须在所有这三个地方更新该信息。在精心设计的 Access 数据库中,只存储一次电话号码,所以只需在一个地方更新该信息。因此,在更新供应商的电话号码时,会在数据库中任何使用该电话号码的地方自动更新此电话号码。
Access 数据库文件
您可以使用 Access 在一个文件中管理您的所有信息。在 Access 数据库文件中,您可以使用:
- 表来存储数据。
- 查询来查找和检索所需数据。
- 窗体来查看、添加和更新表中的数据。
- 报表来分析或打印特定布局中的数据。
只需在一个表中存储一次数据,但却可以从多个地点查看此数据。当您更新数据时,会在出现该数据的任何地方自动更新该数据。
通过查询检索数据。
使用窗体查看或输入数据。
使用报表显示或打印数据。
所有这些内容(表、查询、窗体和报表)都是
数据库对象 (数据库对象:Access 数据库包含诸如表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象;Access 项目包含诸如窗体、报表、页、宏和模块等对象。)。
注释 某些 Access 数据库包含指向存储在其他数据库中的表的链接。例如,您的一个 Access 数据库可能只包含表,而另一个 Access 数据库包含指向这些表的链接以及基于链接表的查询、窗体和报表。大多数情况下,无论表是链接的表还是实际存储在数据库中,都无关紧要。
表和关系
要存储数据,可以为跟踪的每种信息创建一个表。信息类型可能包括客户信息、产品和订单详细信息。要在查询、窗体或报表中收集多个表中的信息,您需要定义表之间的关系。
曾经存在于邮寄列表中的客户信息现在位于“客户”表中。
曾经存在于电子表格中的订单信息现在位于“订单”表中。
诸如客户 ID 之类的唯一 ID 用于在表中将一个记录与另一个记录区分开来。通过将一个表的唯一 ID 字段添加到另一个表中并定义这两个字段之间的关系,Access 可以匹配这两个表中的相关记录,以便您可以在窗体、报表或查询中收集相关记录。
查询
通过查询,可以帮助您查找和检索满足您指定的条件的数据,包括多个表中的数据。您也可以使用查询同时更新或删除多个记录,以及对数据执行预定义或自定义的计算。
“客户”表具有有关客户的信息。
“订单”表具有有关客户订单的信息。
此查询从“订单”表中检索“订单 ID”和“订购日期”数据,从“客户”表中检索“公司名称”和“城市”数据。此查询只返回总部设在伦敦的客户在四月份下达的订单。
窗体
您可以使用窗体一次一行地轻松查看、输入和更改数据,也可以使用窗体执行其他操作,例如向另一个应用程序发送数据。窗体通常包含链接到表中基础字段的控件。当您打开窗体时,Access 会从其中的一个或多个表中检索数据,然后用创建窗体时所选择的布局显示数据。您可以使用功能区上的一个“窗体”命令(窗体向导)来创建窗体,或者在“设计&rdq