Access 数据库部件

表

数据库表在外观上与电子表格相似，因为二者都是以行和列存储数据。这样，通常可以很容易将电子表格导入数据库表中。将数据存储在电子表格中与存储在数据库中的主要区别在于数据的组织方式不同。

为了从数据库中获得最大的灵活性，需要将数据组织到表中，这样就不会发生冗余。例如，如果在您存储有关雇员的信息时，每位雇员的信息只需在专门设置为保存雇员数据的表中输入一次。有关产品的数据将存储在其专用表中，有关分支机构的数据将存储在另外的表中。此过程称为标准化。

表中的每一行称为一条记录。记录用来存储各条信息。每一条记录包含一个或多个字段。字段对应表中的列。例如，您可能有一个名为“雇员”的表，其中每一条记录（行）都包含有关不同雇员的信息，每一字段（列）都包含不同类型的信息（如名字、姓氏和地址等）。必须将字段指定为某一数据类型，可以是文本、日期或时间、数字或其他类型。

另一种描述记录和字段的方法是联想图书馆的旧式卡片目录。目录柜中的每张卡片都与数据库中的一条记录相对应。各卡片上的每条信息（作者、标题等等）都与数据库中的一个字段相对应。

窗体

窗体有时称为“数据输入屏幕”。窗体是用来处理数据的界面，而且通常包含一些可执行各种命令的命令按钮。只需通过在表数据表中编辑数据，就可以在不使用窗体的情况下创建数据库。但是，大多数数据库用户更愿意使用窗体来查看、输入和编辑表中的数据。

窗体提供了一种简单易用的处理数据的格式，而且您还可以向窗体中添加一些功能元素，如命令按钮。您可以对按钮进行编程来确定在窗体中显示哪些数据、打开其他窗体或报表或者执行其他各种任务。例如，您可能有一个可用于处理客户数据的称为“客户窗体”的窗体。该客户窗体中可能包含一个可以打开一个订单窗体的按钮，您可在该订单窗体中输入客户的新订单。

使用窗体还可以控制其他用户与数据库数据之间的交互方式。例如，您可以创建一个只显示特定字段且只允许执行特定操作的窗体。这有助于保护数据并确保输入的数据正确。

报表

报表可用来汇总和显示表中的数据。一个报表通常可以回答一个特定问题，例如“今年我们从每位客户那里收到了多少钱？”或者“我们的客户分布在哪些城市？”。可以为每个报表设置格式，从而以最容易阅读的方式来显示信息。

报表可在任何时候运行，而且将始终反映数据库中的当前数据。通常将报表的格式设置为适合打印的格式，但是报表也可以在屏幕进行查看、导出到其他程序或者以电子邮件的形式发送。

查询

查询是数据库中应用最多的部件，可执行很多不同的功能。最常用的功能是从表中检索特定数据。您要查看的数据通常分布在多个表中，通过查询您就可以在一张数据表中查看这些数据。而且，由于您通常不需要一次看到所有的记录，因此您可以使用查询添加一些条件以将数据“筛选”为所需记录。查询通常可作为窗体和报表的记录源。

某些查询是“可更新的”，这意味着，您可以通过查询数据表来编辑基础表中的数据。如果您使用的是可更新的查询，请记住您所做的更改实际上是在表中完成的，而不只是在查询数据表中完成的。

查询有两种基本类型：选择查询和动作查询。选择查询仅仅检索数据以供使用。您可以在屏幕中查看查询结果、将结果打印出来或者将其复制到剪贴板中。或者，您可以将查询结果用作窗体或报表的记录源。

顾名思义，动作查询可以对数据执行一项任务。动作查询可用来创建新表、向现有表中添加数据、更新数据或删除数据。

宏

可将 Access 中的宏看作是一种简化的编程语言，可用于向数据库中添加功能。例如，可将一个宏附加到窗体上的某一命令按钮，这样每次单击该按钮时，所附加的宏就会运行。宏包括可执行任务的操作，例如打开报表、运行查询或者关闭数据库。大多数手动执行的数据库操作都可以利用宏自动执行，因此宏是非常省时的方法。

模块

与宏一样，模块是可用于向数据库中添加功能的对象。尽管您可以通过从宏操作列表中进行选择以在 Access 中创建宏，但是您还可以用 Visual Basic for Applications (VBA) （Visual Basic for Applications (VBA)：Microsoft Visual Basic 的宏语言版本，用于编写基于 Microsoft Windows 的应用程序，内置于多个 Microsoft 程序中。） 编程语言编写模块。模块是声明、语句和过程的集合，它们作为一个单元存储在一起。一个模块可以是类模块也可以是标准模块。类模块可附加到窗体或报表，而且通常包含一些特定于所附加到的窗体或报表的过程。标准模块包括与任何其他对象无关的常规过程。在导航窗格的“模块”下列出了标准模块，但没有列出类模块。