Access 2013 中的基本任务

时　间:2014-12-08 09:20:30
作　者:周芳（转）   ID：24526  城市：上海
摘　要:Access 2013 中的基本任务
正　文:

      Access 数据库可帮助您存储和跟踪任何类型的信息，如库存、联系人或业务流程。让我们了解一下您可以通过哪些途径创建 Access 桌面数据库并在其中添加数据，然后，了解有关自定义和使用新数据库的后续步骤。

选择模板  

Access 模板内置有可立即使用的表、查询、窗体和报表。当您启动 Access 时，将会发现 

第一项操作就是选择模板，您可以联机搜索更多模板。 

 1. 在 Access 中，单击“文件”>“新建”。 

 2. 选择桌面数据库模板，然后在“文件名”下输入数据库的名称。（如果未看到合适的模 板，请使用“搜索联机模板”框。）  

 3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置，或单击文件夹图标选择一个

 
位置。 

  4. 单击“创建”。

     根据模板的不同，您可能需要执行下列任一操作以便开始： 

     如果 Access 显示一个带有空用户列表的“登录”对话框，请执行下列操作： 

 1. 单击“新建用户”。 

 2. 填写“用户详细信息”窗体。

 3. 单击“保存并关闭”。

 4. 选择刚刚输入的用户名，然后单击“登录”。 

    如果 Access 在消息栏中显示一则“安全警告”消息，并且您信任模板的来源，请单击 “启用内容”。如果数据库要求登录，请重新登录。  

从头开始创建数据库 

 如果没有模板满足您的需要，您可能需要从空白的桌面数据库开始。

 1. 在 Access 中，单击“新建”>“空白桌面数据库”。

 2. 在“文件名”框中为您的数据库键入一个名称。 

 3. 可以使用 Access 显示在“文件名”框下面的的默认位置，或单击文件夹图标选择一个 位置。  

 4. 单击“创建”。 

 添加表  

      在数据库中，您的信息将存储在多个相关表中。

若要创建表： 

 1. 当您首次打开数据库时，您将看到可在其中添加数据的“数据表”视图中会显示一个空 白表。若要添加另一个表，请单击“创建”选项卡>“表”。可以在空字段（单元格）中开始输入数据，或者从其他源（如 Excel 工作簿）粘贴数据。

 2. 要重命名列（字段），请双击对应的列标题，然后键入新名称。  提示：有意义的名称使您不必要查看每个字段的内容，就知道它包含的信息。 3. 单击“文件”>“保存”。

 要添加更多字段，请在“单击以添加”列中键入。 

 要移动列，请通过单击它的列标题选中它，然后将它拖到所需的位置。您也可以选择连 续列并将它们全部拖到新的位置。

  复制并粘贴数据 

      您可以将 Excel 或 Word 等其他程序中的数据复制并粘贴到 Access 表中。此方法最适合用于按列分隔的数据如果数据位于字处理程序（如 Word）中，则可以使用标记分隔列，或者在复制数据之前先将其转换为表格式。

  1. 如果数据需要编辑（例如，需要将全名分隔成名字和姓氏），请先在源程序中完成此操 作。

  2. 打开源并复制 (Ctrl + C) 数据。 

  3. 在“数据表”视图中打开您要在其中添加数据的 Access 表，然后粘贴这些数据 (Ctrl +  V)。

  4. 双击每个列标题，然后键入有意义的名称。 
  5. 单击“文件”>“保存”，并为您的新表提供一个名称。  

注释：Access 将根据粘贴到每一列的第一行中的信息设置每个字段的数据类型，因此，请确保以下行中的信息与第一行相匹配。

  导入或链接到数据

      您可以从其他源导入数据，也可以从 Access 链接到数据，而无需将信息从其存储位置移动。如果有多个用户更新数据，并且您想要确保可以看到最新的版本，或者，您想要节省存储空间，那么，链接是一个不错的选项。对于大多数格式，您都可以选择是要链接到数据还是要 

导入数据。 

 该过程稍有不同，具体取决于数据源，但这些说明将帮助您入门：

  1. 在“外部数据”选项卡上，单击导入源数据格式或链接数据格式。如果看不到正确的格 式，请单击“更多”。  

注释：如果您仍然无法找到正确的格式，则可能需要先将数据导出到 Access 支持的文件格式中（如带分隔符的文本文件）。

  2. 按照“获取外部数据”对话框中的说明进行操作。 

链接时，某些格式以只读形式提供。下面是您可以从中导入数据或链接的外部源：

使用表分析器组织数据

  您可以使用表分析器向导快速标识出冗余数据。然后，该向导将提供一种简单的方式来将这些数据组织到单独的表中。Access 会保留原始表作为备份。

  1. 打开包含要分析的表的 Access 数据库。

  2. 单击“数据库工具”>“分析表”。  该向导的前两页包含一个简短教程（附有示例）。如果您看到标记为“显示引导页”的复选框，请选中该复选框，然后单击“上一步”两次，即可看到该简介。如果不想再次看到引导页，请取消选中“显示引导页”

  后续步骤

  设计过程的其余部分根据您要执行的操作的不同而异，但您可能需要考虑创建查询、窗体、报告和宏.