Access2010第一章数据库和表（3）

时　间:2014-07-21 09:23:12
作　者:周芳（转）   ID：24526  城市：上海
摘　要:学习重点：设置字段属性
正　文:

用于限制输入到该字段的最大长度，只适用于“文本”、“数字”、或自动编号。如下图所示生成文本类型的学号字段，默认字段大小为255。



这时在该字段输入字段长度可以为1-255长度任意字符。如下图所示：



假设学员号字段我们只需要10位，我们可以将字段大小修改为10，保存后可以看到原输入的学员号的十位后的数值都删除了。这时候在学号字段只可以输入1-10位字符。但是实际学号是不能输入汉字的，所以还需要进一步完善。



 格式：
用来设置字段的显示及打印输出的样式。这里主要以设置日期格式为例，默认情况下日期显示格式如下：



我们也可以在设计视图，点击格式下拉菜单设置成其他样式。



如果系统自带样式不能满足你的需求，可以自定义格式，如YYYY代表用四位数字表示年、MM代表用两位数字表示月、DD代表用两位数字表示天。如果想设置为XX月XX日XX年格式，可以在格式框中直接键入：MM月DD日YYYY年（不区分大小写），如下图所示：


 
移开鼠标后Access会自动修正为：mm\月dd\日yyyy\年，如下图所示：



到表视图可以看到设置后的格式：



当然如果想设置为YYYY%MM%DD格式，可以在格式框中直接键入：YYYY%MM%DD，到表视图可以看到设置后的格式：


 
输入掩码：
用来设置字段数据的输入方式。一个符号代表一位。

0：代表只能输入0-9的数字。
如果我们想限制学员号必须输入十位且必须为数字，则将掩码设置为：0000000000，如下图所示：



保存后，不会对已经输入的字符造成影响，只是对新输入的值做限制。如果输入位数不足会有以下提示：



这里需要区分的是字段大小只是限制输入的最大长度，但是对字符必须达到的长度并没有限制。掩码也就是限制输入的内容的形式，但就具体限制如只能输入A-C、1-3是无法限制的。

下面关于掩码再举一个使用案例，假设我们需要新建一个字段用来储存固定电话，以石家庄为例则输入的电话格式应该为0311-XXXXXXXX格式。其中”0311-“部分是固定的，反复键入没有必要，这时掩码可以设置为：”0311-“00000000，则在输入过程中”0311-“部分就不需要再进行输入了。


 
9：代表只能输入0-9的数字或者空格。
例如新建教师编码字段，其中教师编号位格式为JS+数字，其中数字位数不做限制最长为三位，如JS1、JS22、SJ215。则将掩码设置为”JS”999，如下图所示：



 #：代表只能输入正负数、空格。
L：代表只能输入A-Z字母。
？：代表只能输入A-Z字母、空格。
A：代表只能输入字母数字。
a：    代表只能输入字母数字、空格。
密码：设置掩码为”密码”，则输入的内容会显示为*，如图所示：



标题：用来设置字段在数据表视图中的列名或窗体、报表中的标签名。
标题相当于给字段起了一个小名，仅对该字段在表中显示时有意义，在其他场景无意义。如下图所示，我们将教师编码的标题设置为工号，在表示图如下图所示：



默认值：用来设置字段的初始值，必须设置为当前字段类型可接受的值。
如在教育培训行业一般女性居多，则可以将性别的默认值设置为女，设置后会自动加上双引号。这里补充一点，如果录入为文本型的字符，用双引号””；如果录入为日期型的字符，用井号#；如果录入为数字型字符不需要加任何符号。在单独写的时候可以不录入符号，主要在录入表达式时需要录入符号。



这时新录入数据时性别会默认为女。



有效性规则：限制输入的数据为可以接受的内容。
如果你对Excel的有效性规则有一定了解对于Access也就不难了解了。这里有几个语句需要大家熟悉：


And：需要同时满足多个条件。
例如需要输入年龄在18-22之间，则可以将有效性规则设置为：>=18 and <=22。



这里补充一点，一般我们输入公式使用小写字母，在输入后函数的首字母会自动改为大写，这项属性可以用来检查函数输入的正确性，如下图所示：



另外该公式也可以写为 between 18 and 22。



or：满足任何一个条件即可。
如设置性别为或男或女，则有效性规则为 “男” or “女”



Not：不满足此条件
Is Null：为空值
Is not Null：为非空值
 
另外需要补充一点的是有效性规则只是对新录入的数据进行限制，对已有数据没有影响。

有效性文本：当输入的数据违反规则时，所提示的信息。
在未设置前，如违反规则提示：



如果设置有效性文本为，这里只能输入“男”或“女”，则提示:



必填字段：可以设置为“是”或“否”两个值，设置字段是否必填。主键字段默认属性就是必填，所以不需要设置。

索引：有（无重复）、有（有重复）和无
除了备注型字段，其他字段都是可以用来创建索引的。关于”有（无重复）“、”有（有重复）“举一个案例，比如用学员姓名进行索引，学员姓名是可以重复的，所以选择”有（有重复）“。

本章涉及函数：
Date()：当前日期
Year()：取日期中的年
Moth()：取日期中的月
Day()：取日期中的日
Dateserial(yyyy,mm,dd)：按找取值生成年、月、日