【Access小品】药到病除--单据核销示例

时　间:2013-10-13 20:09:00
作　者:煮江品茶   ID：10802  城市：武汉
摘　要:【Access小品】药到病除--单据核销示例
正　文:

　　人吃五谷杂粮难免会生病，生病了便要吃药打针看医生。药吃对了，也就药到病除。吃的不对，不仅难以治愈，恐还会有副作用。

　　版友luo3212同志为一医院会计，每月都要处理大批药品、材料入库单和发票。药品材料入库后，要核对入库单与供应商给来的发票。可是令luo3212同志挠头的的是，发票和入库单常常出现多对多关系，核销起来甚为麻烦。于是乎，luo3212同志想用Access写一个核销单据的程序。实际上luo3212同志的问题描述中还少了一个多对多关系，也就是付款单与发票之间也可能是多对多关系。也就是说存在两个环节的问题，其一是发票与入库单，其二是发票与付款单。这就意味着要对这两对单据进行核销，以便确定它们的实时状况。

　　单据之间出现多对多关系是一种常见的情况，面对这类问题有两种不同的处理思路。第一种我称之为逐单核销法，也就是按照单据进行核销；另外一种我称之为余额核销法，这是一种不考虑单据之间关系的核销方法。

　　逐单的核销其工作量非常之大，特别在单据之间存在多对多关系时就更难以处理。比如两张发票，对应三入库单，如果发票不是同时到达的话，那就可能不仅仅是核销入库单了，很可能是要核销入库单上的记录。更有甚者，还可能要分解记录进行核销。如果这样去管理的话，需要投入很多的人力物力和时间。所以在企业单据量很大的情况下，这并不是一种很好的管理方法。

　　正是由于逐单核销存在的管理效率低下的致命弱点，于是就需要另辟蹊径，找到更为有效的处理问题的方法。这个方法我称之为余额核销法。它的处理基点是不考虑每张单据，而是考虑剩余未核销的余额是多少。也就是说每次货物达到后都会记录每种货物的数量，这些数量必将对应供货方必须开出的发票数量，这样就可以分别用数据表来记录两个数据，一个是收货的数量，一个是已达发票的数量。不论发票什么时间到达，都可以计算出，还有那些品种的货物有多少数量的发票没有开具。当某张发票到达时，我们并不需要管它应该对应哪几张入库单，而是直接核对是不是小于等于未开发票的数量就可以了。同样的原理，我们在应付账款的核销时也可以采用这种方法来进行，不必管它某次付款是支付的那几张发票的应付账款，而只需要核对付款金额是否小于等于欠某企业的应付款余额。简言之，余额核销就是各类单据，按其到达的先后秩序各自进行记录。记录的过程中需要核对的不是每张单据之间的关系。而是所计算得到的余额与当前单据之间的关系。

　　货物和发票按照其达到的先后秩序，会存在三种情形。第一种是理想的状态，也就是票货同时到达，这种处理比较简单。除此之外，还存在两种情况，其一是货先于票达到，我们将其称之为“未提账单”。与之相反，货后与票达到，我们将其称之为“在途物资”。这两种情形，均不需要在发票和入库单之间找到对应关系。而只需分别记录发票和入库单信息。在以后某个时点，我们分别统计发票和入库单的数据，就会计算出其差额来，当发票累计数量与入库单累计数量的差额为正数时，这就是“在途物资”，反之就是“未提账单”。

　　
　　当然在途物资和未提账单除了校核的问题外，还有比较复杂的核算问题。对于未提账单来讲，期末要进行应付账款的暂估入账，并且需要在下一期开始的时候，进行暂估入账的冲销处理。为什么这样处理，在此不赘述。同时未提账单的存货入账也是需要进行暂估入账的。那么如何进行存货的暂估入账，又分有按标准成本计价和实际成本计价两种不同的处理方法，再此也不再赘述。本例中对以上涉及到的问题点，都给出了详细的处理思路和方法。初学者可以下载参阅。

　　找到问题的正确的解决方法，就如同吃对药一般，对症下药，是医病之道，也是解决问题之道。

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图示：