将Access数据导出到 Word 文档

时　间:2012-12-12 08:15:55
作　者:宏鹏   ID：21115  城市：上海
摘　要:将 Access 数据导出到 Word 文档
正　文:

若要将数据从 Microsoft Access 2010 数据库导出到 Microsoft Word 2010 文档，请使用 Access 2010 中的“导出向导”。本文将讨论导出操作，说明如何使用导出向导，并演示如何通过保存导出设置来重用这些设置。

本文内容

概述

将 Access 数据导出到 Word

Access 值导出到 Word 后如何显示

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导出的数据发生了什么变化

在使用 Access 导出向导将数据从 Access 数据库导出到 Word 2010 文档时，Access 将以 Microsoft Word RTF 文件 (*.rtf) 格式创建这些数据的副本。但是，导出过程只复制 Access 表、查询和窗体中可见的字段和记录，然后在 Word 文档中以表格形式显示这些数据。如果有任何通过应用筛选器而隐藏的字段或记录，导出向导不会导出这些数据。导出报告时，将尽可能按原有报表格式复制数据及其布局。

注释 同样，不能使用 Access 中的“另存为”命令将 Access 数据库或表另存为 Word 文档。

什么类型的数据可导出

可以导出 Access 表、查询、窗体或报表中数据。还可以导出在视图中选择的记录。在导出包含子窗体或子数据表的窗体或数据表时，将只导出主窗体或主数据表。必须对要在 Word 中查看的每个子窗体和子数据表重复执行导出操作。反之，在导出报表时，包含在报表中的子窗体和子报表会随主报表一起导出。不可导出宏和模块。

将数据导出到现有 Word 文档

使用导出向导首次导出 Access 数据时，数据将导出到新 Word 文档中。若要将数据移入另一个现有 Word 文档，那么必须选择并复制数据，然后将其粘贴到现有 Word 文档中。

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1.     打开源数据库。

2.     在“导航”窗格中，选择包含待导出数据的对象。

您可以导出表、查询、窗体或报表。

3.     请检查源数据，确保其中不包含错误指示符（绿色三角形）或 #Num 这样的错误值。

要点 数据源中任何未解决的值错误将在 Word 文档中替换为 null （Null：一个值，可以在字段中输入或在表达式或查询中使用，以指示缺少或未知的数据。在 Visual Basic 中，Null 关键字表示 Null 值。有些字段（如主键字段）不可以包含 Null 值。） 值。

4.     如果要从对象中只导出部分数据，那么只选择要导出的记录。

5.     在“外部数据”选项卡上的“导出”组中，单击“其他”，然后单击“Word”。

注释 “导出”命令只有在数据库已打开，且对象已选中时才会可用。

6.     在“导出向导”中，指定目标文件的名称。

7.     向导总是会导出带格式的数据。如果您想在导出操作完成之后查看 Word 文档，请选中“完成导出操作后打开目标文件”复选框。

8.     如果在开始导出操作之前选择了要导出的记录，可以选中“仅导出所选记录”复选框。不过，如果想导出视图中的所有记录，请保持该复选框处于清空状态。

注释 如果没有选择记录，此复选框会显示为不可用状态（灰显）。

9.     单击“确定”。

10.  如果目标文档存在，系统会提示您单击“是”以覆盖该文件。单击“否”可更改目标文件的名称，然后再次单击“确定”。

根据您在向导中指定的导出选项，Access 将导出数据并在 Word 中打开目标文档。Access 还会在向导的最后一页显示操作的状态。如果要保存导入设置供以后重用，请转至接下来的步骤。

在 Outlook 中保存并使用导出设置

注释 必须已安装 Microsoft Outlook 2010 才能为周期性导出设置创建任务。

如果要定期或以周期性间隔运行导出操作，那么在 Outlook 2010 中创建任务可能非常有用。但是，如果不创建任务，Access 仍然保存导出规格。

1.     在“导出向导”的最后一页，选中“保存导出步骤”复选框。

出现一组附加控件。

2.     在“另存为”框中，保留为导出规格提供的名称，或者根据需要更改该名称。

3.     可以选择在“说明”框中键入说明。

4.     若要以固定时间间隔（如每周或每月）运行导出操作，请选中“创建 Outlook 任务”复选框。这样做将创建一个 Outlook 任务，以后可通过此任务运行导出。

5.     单击“保存导出”。

如果没有安装 Outlook，单击“保存导出”时，Access 将显示错误消息。

注释 如果 Outlook 配置不正确，Microsoft Outlook 2010 启动向导将启动。按照向导中的说明配置 Outlook。

创建 Outlook 任务

若要创建 Outlook 任务，请在 Outlook 中选择“导出-名称-任务”对话框。

1.     查看并修改任务设置，例如“开始日期”、“截止日期”和“提醒”。

若要使导出任务重复发生，请单击“重复周期”。

2.     单击“保存并关闭”。

运行保存的任务

1.     在 Outlook 导航窗格中单击“任务”，然后双击要运行的任务。

2.     在“任务”选项卡上的“Microsoft Access”组中，单击“运行导出”。

3.     在“从 Microsoft Access 导出数据”对话框中，单击“确定”。

4.     关闭“导出任务”对话框。

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如果导出操作并未如您预期的方式进行，下表可以帮助您确定 Access 如何将各种值导出到 Word。